La facturación formalmente correcta es todavía una asignatura pendiente en la vida diaria de muchas empresas y autónomos profesionales que, bien por despiste, bien por desconocimiento, emiten facturas que no son válidas para su deducción. Esto puede acarrear sanciones a los restantes empresarios y profesionales que, por las mismas razones, decidan deducírselas en su declaración del IVA. Por esta razón, es conveniente recordar los requisitos mínimos que deben contener, tanto para revisar las facturas emitidas como la validez de las que se reciben:
En primer lugar, facturas recibidas resulta que se identifique correctamente al emisor y al destinatario de la factura mediante su NIF, domicilio y razón social o nombre y apellidos. Esto responde a una razón tan sencilla como que no es posible deducir el IVA de ninguna factura en la que no se conste como destinatario. En el caso de las sociedades mercantiles, no serán válidas aquéllas que se dirijan al representante, administrador, empleado, o cualquier otra persona de referencia de las mismas.
Como segunda cuestión, debemos comprobar la existencia o inexistencia del correspondiente número de serie. La numeración de las facturas es, además de un requisito de validez, la principal obligación legal de control de la facturación.
Las facturas también deberán estar fechadas, siendo imprescindible, cuanto menos, la fecha de expedición. A mayores, tanto si se ha realizado un pago anticipado, como si se han realizado con anterioridad la entrega de bienes o la prestación de servicios objeto de facturación, deberán constar también sus correspondientes momentos de realización.
No puede faltar, tampoco, una referencia mínima a los bienes entregados o a los servicios prestados que permita identificarlos. Junto a estos deberá figurar el coste, con las correspondientes rebajas o descuentos, si los hubiere. De tratarse de entregas de medios de transporte nuevos, habrán de indicarse las características de éstos, la fecha de su primera puesta en servicio y las distancias recorridas u horas de navegación o vuelo realizadas hasta su entrega.
Finalmente, deberá indicarse el total del valor de la factura, desglosando la cantidad principal de la cuota de IVA. Del IVA aplicado habrá de indicarse el tipo de gravamen aplicado. De distintos tipos de gravamen, deberán especificarse por separado, junto a las cantidades a las que se aplican.
De no aplicarse IVA por alguna exención o por la no sujeción al impuesto, habrá de indicarse, separadamente, el motivo legal que lo justifica. Lo mismo sucede para los supuestos de inversión del sujeto pasivo, de facturación por el destinatario, y de los regímenes especiales de criterio de caja, agencias de viaje, de bienes usados, de objetos de arte, de antigüedades y objetos de colección.
En el caso de carecer la factura de cualquiera de los requisitos indicados, la factura no sería válida y, por tanto, no podríamos utilizarla para declarar los gastos que hemos soportado a efectos del IVA. Por ello, en el impuesto de recibir una factura en estas condiciones, es recomendable ponerse en contacto con el proveedor para que emita la correspondiente factura rectificativa.